大阪に３回目の緊急事態宣言が発令されました。
昨年もＧＷ前に発令されましたが、今年もですね。
何とも寂しい話ですが、これ以上の感染拡大を防ぐべく、きっちりと対応したいものです。
さて、今年1回目は私 営業部宮村による「最新オフィスレイアウト事情」についてお話させて頂きます。
昨年、お客様をご案内していると「従業員の席をフリーアドレスにしようと考えているけど、どう思いますか」という質問をよく頂きました。
「フリーアドレス？」
聞きなれない言葉に頭の中が「？」だらけになり、スマホで調べたら
「図書館の閲覧室のように、社員が個々に机を持たない・仕事に応じて好きな席で仕事をするオフィススタイル」
なんと大胆なオフィスレイアウトなのかと、思いました。
一般的なオフィスでは自分の席が必ずありました。部署単位で島があり島の真ん中に共有出来る書類をファイリングしている中で、仕事を行っていた人も今でも多いかと思います。
ただ、働き方改革の影響やテレワーク・在宅勤務が推奨され、社内のオフィスレイアウトを工夫する企業が増え、「フリーアドレス」というキーワードが世の中に浸透してきている感じですね。
そこでオフィスにおいて、フリーアドレスを導入することのメリット・デメリットをご紹介していきます。
【導入におけるメリット】
①コミュニケーションパフォーマンスの向上
オフィス内でいつでもどこでも他部署の人と関わる機会があるため、組織の縦の壁がなくなり横につながりやすくなります。そのため様々な部署の人と席が隣同士になり、自然とコミュニケーションが発生し、活性化につながります。
②多角的なチーム編成や結束性の向上
今まで関わることが少なかったメンバーとコミュニケーションをとることで、多様な意見交換が生まれる可能性があります。新しい発想は意外と”会話の中”から生み出されることも多いので、新たにチームを作りやすかったり、また新しいアイディアの創造を促進させたりすることができます。
③生産性の向上
自分のデスクがあると、つい居心地を良くして気が緩んでしまいがちです。そうなると仕事のスピードもなかなか上がりません。適度な刺激を与え続けることによって常に新鮮な気持ちで仕事をして、集中力を途切れさせず生産性を向上させることができます。
【導入におけるデメリット 】
一見オフィスに導入することで良い点ばかりが目立ちますが、デメリットもあるのも事実。
①荷物や書類の保管場所が必要になる
私物をデスクに置いておくことが出来なくなるため、私物を片付けるためのロッカーの準備が必要です。人数分のロッカーやその他必要書類を片づける棚も必要になるため、しっかりと準備をする必要があります。
②勤怠管理が難しい
座席が自由になることで、部下の出勤状況がわからないなど勤怠管理も難しくなります。システム上で仕事内容を申告するなど、方法を精査する必要があります。
③帰属意識の低下
社員はオフィスに自分の席があることで、自分がその部署や会社に所属しているということを意識します。しかし、フリーアドレスによって自分の席が無いとなるとオフィス内に固定された自分の居場所がなくなってしまいます。それにより会社や部署に対する所属意識が薄れてしまことも懸念されます。
④適度な距離感を保てない
あまりにもオープンすぎる空間や、周りとの距離が近すぎることに逆にストレスを感じる場合もあります。
⑤集中力の低下
「いつもと同じ場所でないと集中できないので固定席で仕事がしたい」といった声や、「オープンスペースになると周囲の音やいつもと違う人のため気になって集中できない」 など、中には集中力が散漫になる人もいるかもしれません。
⑥ルールが浸透しない
固定席を設けないことによって、どこに誰がいるのかわからない事態が発生します。固定席ならばその人の座席に行けば所在地はつかめるので、不在の場合でもその席にメモや資料を残すことができます。しかし、フリーアドレスとなると誰がどこにいるか決まっていないため、どこにいるかを聞いたり社内を探し回ったりする必要が出てくるかもしれません。
⑦外線や来客の取次ぎが難しくなる
社員がどこに座っているのかが分かりにくいため、情報共有や、電話の取次ぎには工夫が必要です。ネットワーク上の共有フォルダ、連絡ツールとしてチャットツールや社内メールを用意する必要があります。また電話を取り次げるように、各社員に携帯電話を支給することでスムーズなやり取りが実現します。
導入に向けてメリット・デメリット双方ある中で、大切なのは見極めです。
【導入に不向きな企業は】
①総務職や電話対応の事務職を多く抱えている
②デスクトップを必要とするクリエイターがメインのオフィス
③持ち出し禁止の機密性の高いデータ、容量の大きいデータを扱っている
④40歳以上を多く抱える
こういったオフィスでは全員分の座席が必要となるため、省スペースの機能は働かなくなるためおすすめできません。
また仕組みを急に変えることでストレスを感じるという方も、社員の平均年齢が高いオフィスでは多い傾向にあるので注意が必要です。
ここまでお読み頂きありがとう。
オフィスのフリーアドレスについて今回ご紹介しました。フリーアドレスはあくまで「目的」ではなく「手段」のひとつだということです。
みんなが気持ちよく仕事ができる環境を目指しながら、メリット・デメリットを考えながらフリーアドレスも検討されてはいかがでしょうか。
当社では、様々な坪数のオフィスをご準備している為、
「開業予定の方」
「テレワーク・在宅勤務を積極的に推奨させている企業様」
に対して、ご好評を頂いております。
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