８月３０日は何と「冒険の日」です。
小さい頃は隣町へ行くのにもドキドキしたものです。
童心に帰って、子供のようにはしゃいで遊んでみたいと思います。
現在まで「お役立ち情報」にて、事務所移転を検討する際にご活用頂ける、様々な情報をお伝えしてきました。
今回は、「事務所移転に必要な手続きの総集編」と題しまして、私 営業部宮村が初心に戻り、「事務所移転の手続きと進め方」について一から解説させて頂きます。
「新年度から事務所移転を！」と考えている方も少なくはないでしょう。
何度も事務所移転を経験されている方は移転をスムーズに進められるかと思いますが、初めて事務所移転をするとなると、どのような手続きが必要になるのかと不安になる方も多いのではないでしょうか。
今回の記事では、事務所移転に必要な手続きを余すとなく網羅しておりますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
【事務所移転の進め方】
事務所を移転するには、現在使用している事務所の解約手続きや移転に関する書類提出など様々な手続きを行う必要があります。
それぞれの手続きを解説する前に、まずは事務所移転の進め方について解説します。
事務所移転の流れは、主に以下のようになります。
①旧事務所の賃貸借契約の解約
②移転目的と希望条件の抽出（エリア・予算等）
③新事務所探し
④新事務所の審査・契約
⑤新事務所の内装レイアウト等の検討
⑥移転に関する社内資料の作成と共有
⑦引越し関連準備
⑧旧事務所の退去と原状回復
⑨各種手続きと届出書の提出
１.旧事務所との賃貸借契約の解約
旧事務所との賃貸借契約の解約については、契約先ごとに内容が異なり、いつまでに解約に関する手続きをする必要があるのかも変わってきます。
一般的には半年前に解約通知をしておけば問題ないですが、必ず事前に契約書やオーナー・管理会社へ確認をしておきましょう。
２.移転目的と希望条件の抽出（エリア・予算等）
現在のオフィスの状況を見直し、どのような目的で移転をするのかを明確にする事で、旧事務所では不十分だった点の改善や新事務所に求めたい点を検討しておきましょう。
これをしておくことで、事務所移転が完了するまでスムーズに動くことができます。
３.新事務所探し
事務所の探し方については、エリア・立地（交通の便）・コスト・設備など２つ目のステップで検討したものをもとに探すとスムーズに進むでしょう。
４.新事務所の審査・契約
オフィスビルを借りるときに避けては通れないのが、「入居審査」です。
気に入った物件が見つかった後は、入居申込みを行い、そこからオーナー側で審査を行います。
オーナーによって様々な必要書類の提出を求められますので、速やかに準備し、オーナーに審査を依頼しましょう。
５.新事務所の内装レイアウト等の検討
事務所選びが完了したら内装を考えましょう。
自社の仕事のスタイルによって最適なレイアウトは異なりますので、社員が最大効率で働けるようなレイアウトを作成できると好ましいです。
６.移転に関する社内資料の作成・共有
スムーズに移転するためにも、移転に関する資料を社員に共有することは重要です。早めに移転資料を作成しておくようにしましょう。
事務所移転は社員にとっても滅多に経験することではないため、慌てて必要なデータや書類を破棄してしまったり、引越し当日の動きが分からなかったりなど様々な問題が起こる可能性があります。
早い段階で社内向け移転資料を作成しておき、社内で共通認識を持てるように共有をしておきましょう。
７.引越し関連
複数の引越し業者に見積もり依頼を出し、希望に合うコストとサービスを提供してくれる業者を選びましょう。
引越し当日には事前に共有しておいた社内マニュアルも活用して、効率良く引越し作業を終えられるよう、全体のスケジュールもしっかり把握できる状態にしておくのがベストです。
８.旧事務所の退去と原状回復
旧事務所の退去に伴い不必要となったオフィス家具などの廃棄や、原状回復については多くのコストがかかります。
できることは社員の力で行い、工事業者を上手く活用しながらコスト削減に繋がるように工夫しましょう。
９.各種手続きと届出書の提出
移転前後のネット回線の手続きや工事作業に関する手続き、移転後の法務局や税務署に提出する届け出など、事務所移転には多くの手続きと届け出が必要となります。
次の項目で解説していますので、しっかりとチェックしておきましょう。
【事務所移転時に行う手続き】
事務所移転時には、ネット回線の移転手続きや銀行口座の登録情報などの手続きを行う必要があります。
①ネット回線の移転
旧事務所で使用していた電話配線やネット回線、仕事用の携帯電話の設定などをするために、契約会社に事前に確認をしておきましょう。
移転手続きで完了するのではなく新しく他社で契約を結びたいというような場合は、解約手続き契約手続きが必要になります。
②信用情報の変更
銀行口座やクレジット情報などの変更手続きも出来る限りは早く済ませたいです。
銀行口座は窓口ですぐに手続きができますが、クレジットカードや保険といったものの情報変更には時間がかかることもあるので気をつけておきましょう。
【関係官庁への手続きと届出】
・労働基準監督署
・税務局
・法務局
・都道府県税事務所
・社会保険事務所
・公共職業安定所
・郵便局
上記機関への届出も、移転後すぐに行わなくてはならない手続きの一つです。
労働基準監査署では労働保険関連の手続きを行い、移転後10日以内に手続きを完了する必要があります。
税務局では、「異動届出書」を移転直後に、「給与支払い事務所等の開設・移転・廃止届出書」を1ヶ月以内に提出しなければなりません。
その他、法務局や都道府県税事務所、公共職業安定所での手続きなどもありますので事前に確認しておくようにしてください。
【郵便物に関する手続き】
事務所移転が完了すれば、郵便局で転居届の手続きをすることを忘れないようにしましょう。
転居届を忘れてしまい、会社宛の書類が新しい事務所に届かないということはよく起きますので気をつけておきたい項目です。
ここまでお付き合い頂き、ありがとうございます。
事務所移転には様々な手続きが必要となります。
事務所移転全体の進め方をしっかりと頭に入れ整理することで、よりスムーズに事務所移転を行うことができるのではないでしょうか。
今回の記事では、事務所移転に関することについて解説してきました。
新しい事務所を考えている方は、ぜひ参考にして効率良く事務所移転を行ってください。
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