みなさまこんにちは。営業部 林です。
本日は11月22日。
そう、「いい夫婦の日」です。
日頃の感謝を込めて、相手の方にプレゼントを贈ってみてはいかがでしょうか。
さて、今回は【契約書失くした！？】ということについてお話しいたします。
「たしかあったはずの契約書がない！」
「退去する時に契約書を返却したり、提示する必要はありますか？」
「契約書を失くしたのですが、契約は無効になりますか？」
などといった質問を頂くことがあります。
「退去するまで大切に保管してください」とはお伝えしておりますが、担当者が変わったり、オフィスのレイアウトや保管場所を変えたりした時などに、失くしてしまうこともあるようです。
ただ、実際のところは賃貸契約書を失くしたからといって困ることは少ないのです。基本的な契約内容を把握していれば、特に契約書自体が必要になることはありません。
初めの質問であるような、『退去する際に契約書が必要になる』ということは、まずありえませんし、『契約書を失くしたからといって、契約が無効になる』ということももちろんありません。
契約は『契約書に調印』した時点で【成立】しており（厳密にいうと口頭でも契約は成立します）、契約後に失くしたとしても、それを理由に解除されるということはありません。
では、なぜ契約書が必要なのか？
ただ、契約書は『失くしても困ることはない』と申しましたが、イコール『重要でない』ということでは決してありません。
【契約書の書面自体】は提示や提出をする機会がない限り必要がないというだけであって、重要なのは、その中身である【契約内容】なのです。
例えば、トラブルになりがちな項目や禁止事項をしっかり把握しておかないと、最悪の場合は契約が解除されてしまうこともあり得ます。
そのような場合は、やはり契約書は必要になります。
また、把握していた（覚えていた）だけでは、貸主・借主双方の意見が食い違った場合には、証拠として契約書は非常に重要になります。
聞き間違いや勘違いが原因でトラブルが起こることも十分に考えられますので、やはり契約書は重要と言えますよね。
失くしたら再発行できる？
となると、やはり契約書は手元に置いておくほうがより良いということになります。
その際真っ先に思い浮かぶのは、【再発行】ではないでしょうか？
実際、弊社でもそういった問い合わせはあります。ただ、契約書の再発行はできません。
なぜなら、再発行をすれば発行日や契約内容等が異なるということが起こり、本契約の内容を正確に証明する証拠にならないからです。
失くした契約書の内容を確認するには…
再発行ができないなら、どうやって内容を確認すればいいのでしょうか･･･
応えはコピーです！
契約書は当事者の双方（賃貸人と賃借人、契約書では甲と乙）に一部づつ同じものを交付するのが一般的です。つまり自分が交付されたものとまったく同じものを貸主が保管しています。
それのコピーをもらい確認するのが一番の有効な手段です。
契約書の原本が必要になる場合
ただ、契約書の原本が必要になる場合もあります。
例えば、新たな事業を始める時に、その新事業が役所などの許可が必要となる事業の場合、ほとんどが契約書の原本の提示を求められることになります。
基本的には何事もなければ、失くしていてもそれほど困るものではありませんが、いざという時に必要になるのが契約書です。
いつ必要になるかはその時にならないとわかりません。
やはり大事なものですから、失くさないに越したことはありません。
退去するまで大切に保管することをお勧め致します。
弊社は設立50年以上の歴史があり、貸しビル業を専業で行ってまいりました。
もちろんすべての契約書を厳重に保管しております。
無いことに越したことはありませんが、上記のような場合でも、お気軽に営業担当までおっしゃっていただければ、直ぐにコピーやスキャンデータをご用意いたします。
もちろん、『万が一』失くした場合でも私たちは契約で取り決めた契約書通りのことしか履行いたしませんのでご安心下さい！
起業・開設をお考えの方、移転をお考えの方、お気軽にお問合せ下さいませ‼
最後に少し宣伝させてください！
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『ＭＦ』『千代田』『八千代』
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